Für die Erstellung des kommunalen Wärmeplans sind bestimmte Daten von Gebäuden wichtig – vor allem Energieverbrauch, Baujahr, Gebäudetyp (Einfamilienhaus, Mehrfamilienhaus), die Nutzung (gewerblich/privat) und der Sanierungszustand. Für die kommunale Wärmeplanung werden nicht die Daten einzelner Gebäude verwendet, sondern ganze Häuserblöcke zusammengefasst.
Die erforderlichen Daten werden dabei nicht direkt von Hauseigentümerinnen und Hauseigentümer abgefragt, sondern aus öffentlichen Quellen (z. B. vom Land NRW oder Bundesdaten) verwendet sowie von Energieversorgern eingesammelt. Das genaue Vorgehen sowie die Pflichten zum Datenschutz werden im Wärmeplanungsgesetz geregelt. Gleichzeitig müssen die Stellen, die diese Daten erheben und verarbeiten, auch die landesrechtlichen Bestimmungen zum Datenschutz einhalten.